Pourquoi adopter une organisation flexible au travail ?

Notre façon de diriger les organisations est à bout de souffle. De plus en plus, on voit émerger une nouvelle vision de l’environnement de travail. Un lieu de développement à la fois individuel et collectif, où l’erreur est perçue comme une opportunité à prendre plutôt qu’un objet de colère et de peur. Un univers où les critères intérieurs sont privilégiés aux normes extérieures que sont l’opinion des autres et l’atteinte d’objectif. Les bienfaits des organisations flexibles sont nombreux. La prise de décisions y représente l’intelligence collective, un système où chacun est libre d’exprimer son individualité se crée. Le chemin des valeurs de l’entreprise est suivi. Alors comment mettre en place une organisation flexible du travail ?

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Prendre des décisions qui représentent l’intelligence collective

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On a tendance à se dire que l’absence de hiérarchie est potentiellement envisageable dans des petites structures. On accepte plus volontiers l’idée d’une prise de décision horizontale dans les jeunes startups flexibles. Mais dès que l’entreprise commence à prendre du volume, on voit le besoin de hiérarchie comme indispensable. Ce qui était possible à 4 ou 5 n’est plus imaginable lorsqu’on devient une dizaine ou une centaine de personnes. Il y a là une nuance fondamentale à comprendre. Toute entreprise a besoin de structure. Mais la structure n’est pas obligatoirement un management hiérarchique. 

Prenons l’exemple de la gestion économique globale. Un management hiérarchique rigide ressemblerait aux dictatures imposées dans les régions communistes. L’Union Soviétique avait ainsi un comité de plan de gestion qui décidait l’économie de tout le pays. Personne n’a envie de voir cette règle s’appliquer à l’échelle de la planète. Et on constate qu’une économie décentralisée avec des millions de collaborateurs qui se coordonnent par eux-mêmes fonctionne bien mieux.

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En pratique, comment on fait ? 

Prendre des décisions qui concernent l’intelligence collective, l’idée est belle. Mais comment la rendre réaliste dans une organisation ? Il s’agit de trouver un bon équilibre entre le consensus et la prise de décision individuelle. 

Tous les individus d’une entreprise sont considérés comme responsable et oeuvrant pour un projet commun. Par conséquent, leurs volontés individuelles sont écoutées à leur juste valeur. Prenons l’exemple d’un ouvrier sur un chantier qui aimerait acheter une nouvelle machine pour accroître sa productivité.

  • Consensus : Il lui est indispensable d’exposer son projet à toutes les personnes qui pourraient être concernées par l’arrivée de cette nouvelle machine. Il n’est pas obligé de respecter leur avis mais il doit les écouter afin de pouvoir moduler sa prise de décision en cas de besoin. 
  • Prise de décision : A la fin de sa prise d’avis, l’ouvrier est la seule personne apte à décider si oui ou non il lui paraît toujours cohérent d’investir dans une nouvelle machine. 

La décision est ainsi prise par un individuel tout en représentant l’intelligence collective, l’un des nombreux bienfaits d’une organisation flexible au travail.

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Créer un système où chacun est libre de montrer son individualité

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Qui ne s’est jamais trouvé surpris à devoir renier ses convictions personnelles une fois arrivé dans un environnement professionnel ? On a cette tendance à privilégier le pouvoir décisionnel, la force d’action, les réussites individuelles, la place de l’égo. En revanche, les valeurs profondes des individus ne trouvent souvent pas leur place. 

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expression de l'individualité en entreprise

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Connaissez-vous l’histoire de Buurtzorg ? Cette entreprise néerlandaise de soins infirmiers disposait d’un mode de fonctionnement centralisé avant d’opter pour une organisation flexible au travail. Les soignants étaient obligés de tenir des délais de rentabilité et de vendre des produits aux patients vulnérables. L’entreprise aurait pu sombrer si elle n’avait pas opté pour un autre mode d’organisation. En laissant chacun exprimer sa personnalité, elle s’est rendue compte que le coeur de métier des soignants résidait dans un meilleur accompagnement global. Ce dernier permettait de bien connaître la personne malade et de la prendre en charge avant même qu’il ne lui arrive quelque chose de grave. En ravivant la confiance, elle a créé un mouvement économiquement efficace et humainement engageant.  En 10 ans plus de 10 000 infirmières et infirmiers ont quitté leurs emplois pour rejoindre la structure d’organisation flexible au travail de Buutzorg. 

Laisser chacun exprimer sa nature profonde est une belle occasion de révéler des talents et des potentiels. L’entreprise grandit du terreau des expériences de chacun pour évoluer vers un but commun. Certes, tout le monde ne gagne pas la même chose et n’a pas les mêmes responsabilités. Mais il est possible d’opter pour un système transparent, loin de la pyramide hiérarchique qui fait habituellement entonnoir et qui est donc l’organisation flexible.

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En pratique, comment on fait ? 

En pratique, il est possible de créer des safe space en entreprise où chacun aura appris l’écoute active et la communication non violente. Il ne s’agit pas de prôner un idéal de bien pensance mais de créer une culture commune, une charte d’aspiration. Par exemple, on peut proposer d’interdire l’ironie ou le sarcasme en réunion de manière verbale ou non verbale en invitant à ne pas lever les yeux au ciel ou soupirer ostensiblement. 

  • Faire un round de check-in : certaines structures mettent en place un petit tour de prise de température au début d’une réunion. Il s’agit de quelques minutes où tous les intervenants sont invités à dire comment ils se sentent en ce moment même et s’ils ont des soucis personnels qui pourraient impacter leur conduite du jour. 
  • Repérer l’égo : d’autres structures proposent à leurs collaborateurs d’avoir des cymbales en réunion. Quelqu’un est chargé de les sonner dès qu’il sent que la tournure de la réunion est tournée vers un égo individuel. Chacun est alors amené à se demander “Est-ce que mon attitude sert mon égo ou la collectivité ?”

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Suivre le chemin des valeurs de l’entreprise

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Une entreprise n’est pas nécessairement un ensemble de plan d’action, de budgétisation, de stratégies pour le futur. C’est aussi  un organisme vivant, un navire qui suit son propre chemin. Lui permettre d’aller selon ses propres valeurs, même si cela fait gagner moins d’argent, renforce la culture de l’entreprise et l’implication des collaborateurs. Dans ce genre de schéma il devient alors non nécessaire de faire trop de prévisions en avance ou de déterminer où on veut être dans six mois. 

On peut avoir l’impression qu’une entreprise sans objectif est vouée à sa perte. Cependant, si tous ses individus sont réellement engagés et impliqués dans leurs projets, ils vont créer de façon spontanée de nouveaux systèmes de valeurs plus adaptés à leurs contextes et environnements actuels. 

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En pratique, comment on fait ? 

Offrez à vos collaborateurs l’occasion d’aller faire ce que l’entreprise doit faire sans chercher à remplir des cases pré-établies. Les gens ne sont pas fainéants, bien au contraire, leur implication individuelle donnera une nouvelle dynamique au projet de l’entreprise.

Permettre les itérations successives : des membres d’une équipe ont une idée pour un projet ? Laissez-leur l’opportunité de le mettre en place rapidement, à petite échelle. Mieux vaut expérimenter petit et agrandir au besoin. Optez donc pour un MVP – Minimum Valuable Project -, un projet qui demande peu de ressources et qui peut être confronté au terrain afin de confirmer son utilité. 

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Pour aller plus loin : livre de Frédérique Laloux, Reinventing Organizations