Espaces et conditions de travail : enjeu majeur pour le bien-être

Les étudiants de l’ESSEC sont pas moins de 36 % à affirmer que l’espace de travail est un critère très influent sur le choix de leur futur employeur, selon Mon Bureau de Demain. Quant aux conditions de travail, elles sont régulièrement mis en cause dans le succès ou l’échec d’une entreprise.

Alors même s’il est impossible d’être irréprochable sur ces aspects, il est capital de mener les actions nécessaires pour proposer des espaces et des conditions de travail satisfaisantes à chacun !

Le bien-être au travail passe nécessairement par là (entre autres). Alors, on s’y met ?

Dans cet article, nous reviendrons sur :

  • Pourquoi c’est si important
  • Comment optimiser le lieu de travail
  • La diversité des espaces
  • Du concret pour aller dans la pratique
  • La QVT

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L’intérêt d’avoir des espaces et conditions de travail agréables

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Pourquoi les espaces et des conditions de travail jouent-ils un rôle majeur sur le bien-être au travail des collaborateurs ?

Pour être productif et épanoui au travail, les conditions et le lieu ont leur importance. C’est une part importante d’un environnement de travail qui se doit d’être favorable.

En tendant vers un “espace idéal”, les collaborateurs sont plus disposés à maintenir un équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle. Car non, l’entreprise ne doit pas devenir une seconde maison : elle doit rester un lieu destiné au travail avant tout (mais pas seulement) !

Le bien-être émotionnel est important dans l’épanouissement professionnel de vos employés. 

Plusieurs éléments contribuent à cet équilibre :

  • L’abondance de lumière naturelle
  • Des espaces de travail diversifiés
  • Un certain confort
  • Tout le soutien nécessaire
  • Un esprit de corps partagé dans toute l’entreprise
  • Etc…

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Retour aux sources pour des espaces de travail positifs

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Du soleil et de la liberté

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Profiter du soleil ou au moins de sa lumière devrait être possible dans un maximum d’espaces au sein de l’entreprise

Les bâtiments sans fenêtres abondamment éclairés par des néons blancs jouent un rôle négatif sur la santé mentale des collaborateurs. La lumière naturelle serait même un enjeu de santé publique

Alors on casse les murs, on ouvre les volets ou au moins, on cherche des locaux avec une bonne source de lumière naturelle.

Ensuite, vos espaces de travail gagnent à offrir une certaine liberté de mouvement, d’échange et d’occupation. Pouvoir échanger et collaborer plus simplement permet d’améliorer l’ambiance et la coopération au sein d’une équipe, par exemple. 

En somme, l’idéal est de proposer à tous les collaborateurs un espace pour se sentir libre. Après tout, la liberté joue un grand rôle dans l’épanouissement, surtout au travail.

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L’approche User-Centric pour les collaborateurs

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La conception centrée sur l’utilisation – ou approche user-centric – provient du web, mais elle s’applique aussi dans vos espaces de travail. Plutôt que de les penser de façon rationnelle et calculée, mettez-vous à la place des collaborateurs.

Attention, nous risquons de briser un mythe…

L’open-space est rarement idéal et encore moins user-centric. Dans le meilleur des cas, si l’ambiance est excellente, les collaborateurs seront moins productifs. Dans le pire, avec une mauvaise ambiance, ils seront encore moins productifs et beaucoup moins épanouis au travail.

Cloisonner les espaces semble être une pratique d’un autre temps, mais avec modération, cela peut avoir un effet positif. Chacun doit pouvoir travailler sans être dérangé (logique, non ?). Hélas, les open-spaces résultent plus souvent de choix budgétaires que de réflexions sur le bien-être au travail ou la productivité…

Quoi qu’il en soit, co-construire des espaces de travail user-centric nécessite d’échanger avec vos collaborateurs, de recueillir leurs ressentis et de réfléchir ensemble aux espaces idéaux selon vos résultats. Pour cela, des questionnaires et des sondages peuvent être une première étape, suivie par des ateliers de Design Thinking et des brainstormings.

Pour résumer, ce retour aux sources s’oriente vers le soleil, la liberté et le calme. On dirait presque des vacances, sauf qu’on parle bien de travail !

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Le bien-être sous 6 angles au sein de l’espace de travail

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  1. Optimisme : Favorisez l’innovation et la créativité !
  2. Pleine conscience : Impliquez émotionnellement et totalement !
  3. Authenticité : Encouragez à être soi-même !
  4. Appartenance : Créez des connexions !
  5. Sens : Fixez des objectifs stratégiques !
  6. Energie : Dynamisez et motivez au quotidien !

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L’importance de proposer une diversité d’espaces de travail

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La diversité d’espace, de postures & de présences

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Comme évoqué brièvement plus haut, les espaces de travail doivent se décliner, se diversifier et s’adapter aux besoins des équipes. Cela passe donc par proposer tout un panel de positions, d’espaces et de possibilités.

La diversité de postures ou de positions consiste en des espaces où l’on se tient debout pour certaines réunions par exemple ou assis pendant du deep work. Changer régulièrement de position est positif pour le corps et l’esprit, c’est idéal en complément d’une marche pendant la pause : rester dynamique et s’aérer l’esprit permet de rester concentré plus longtemps !

La diversité de présence consiste à utiliser la technologie liée à l’audio ou la visioconférence pour mieux collaborer. Ce cadre proposant diverses formes de présences renforce les interactions à l’intérieur de l’entreprise (ce qui est primordial), tout en rapprochant les collaborateurs qui travaillent à distance les uns des autres. 

Grâce au digital, la collaboration a passé un nouveau cap et s’est affranchie de ses frontières.

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L’espace d’intimité et de détente, encore parfois oublié dans les entreprises

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Les start-ups comme les grands groupes proposent depuis plusieurs années des espaces dédiés à la déconnexion (et c’est essentiel). Chaque collaborateur a parfois besoin de se retrouver seul pour relâcher la pression et se retrouver.

Créer un espace fermé et dédié, comme une bibliothèque, est donc très important. Les zones de détente et autres salles zen ont le vent en poupe et elles restent rarement inoccupées.

Comment créer un espace de détente idéal ? C’est simple :

  • Commencez par collecter les besoins et attentes de vos collaborateurs
  • Pensez les espaces selon les usages
  • N’oubliez pas la végétalisation
  • Encouragez la micro-sieste avec une salle de repos et la convivialité avec un espace de restauration agréable
  • Incitez les initiatives et la co-construction des espaces avec les collaborateurs
  • Proposez régulièrement des animations

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Comment améliorer concrètement le bien-être grâce aux espaces de travail ?

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Passons à la pratique

Un espace de travail passe par le mobilier de bureau : les bureaux, tables, fauteuils, bench et autres canapés. Même si c’est un budget légèrement supérieur, certaines pièces sont conçues pour créer un meilleur espace de travail et améliorer le confort ainsi que la productivité.

Pensez à les adapter aux besoins et attentes de vos collaborateurs en respectant ce qui a été évoqué plus haut, comme la liberté et la diversité des espaces.

Ensuite, ne lésinez pas sur les outils pensés pour le bien-être et misez sur le triptyque “design, minimalisme & ergonomie”. Pas de fioritures, pas besoin de moulures au plafond. 

Optez pour des espaces et du mobilier qui offrent simplicité et praticité, sans en faire trop (mais avec élégance !).

L’espace de travail doit devenir un nouveau lieu d’expression au travers de toutes vos implémentations.

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La QVT pour booster l’épanouissement de vos collaborateurs

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Si vous l’ignorez, la QVT (pour Qualité de Vie au Travail), c’est “toutes les actions qui relient l’amélioration des conditions de travail et de vie des salariés avec la performance de l’entreprise” selon Cowork.io.

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Pourquoi les conditions de travail sont aussi importantes que les espaces de travail ?

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Une démarche QVT adaptée réduirait de 25% l’absentéisme au travail, selon l’institut Chapman de certification des professionnels du bien-être aux Etats-Unis.

En ce qui concerne le cadre de travail, innovez avec le flex office (comme 46% des entreprises), le nomadisme (30%) ou encore le home office (44 %).

Le temps où l’entreprise ne visait que la productivité des collaborateurs est révolu. La plupart ont compris que le bien-être au travail est essentiel ne serait-ce que pour accroître cette sacro-sainte productivité, d’où un recours croissant à la QVT.

Le Classement Great Place to Work fait de plus en plus parler de lui. Chaque année, ce palmarès classe les meilleures entreprises où il fait bon travailler sur la base de critères variés. C’est désormais une véritable arme pour la marque employeur.

Enfin, notez que 60% des collaborateurs (!) “se sentent plus motivés lorsque l’employeur prend en compte son bien-être physique et mental au bureau” (Fondation Mind) ! 

Donc non, il ne faut pas choisir entre qualité de vie et bien-être au travail.

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Attention à la QVT bullshit à vocation de com’

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Malheureusement, la QVT est parfois au bien-être au travail ce que le greenwashing est au développement durable : de la poudre aux yeux

La QVT ne doit pas être de la communication, mais le fruit d’une réflexion, d’un travail de fond sur le sentiment des collaborateurs et un process d’actions concrètes et mesurées.

Attention ainsi au décalage : si les dirigeants notent leur QVT interne à 7,9/10 en moyenne, les collaborateurs lui attribuent environ 6,3/10… 

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9 conseils pour allier bien-être et performance grâce aux espaces & conditions de travail

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Concluons avec ces conseils prodigués par My Happy Job :

  1. Impliquez les collaborateurs en amont
  2. Établissez ensemble les règles de vie
  3. Restez cohérents avec la stratégie de l’entreprise
  4. Encouragez le travail debout
  5. Faites le tri dans votre mobilier
  6. Utilisez des outils adaptés
  7. Détruisez les silos
  8. Animez les espaces
  9. Écoutez toujours plus vos collaborateurs !

Et un dernier pour la route : créer un réseaux social interne ou un application qui agrège tous les services de QVT, quand l’entreprise peut se le permettre est aussi intéressant : La communication est améliorée, de même que la participation et donc l’engagement.

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Il existe un lien fusionnel entre la QVT et l’aménagement des espaces de travail : cela en fait partie. Le bonheur au travail avec l’un mais sans l’autre (ou sans aucun des deux), ça n’existe pas ! L’espace de travail influe beaucoup sur la qualité de vie au travail, de même que les conditions. Les bureaux et salles doivent être optimisés selon les besoins réels de vos collaborateurs, alors tournez-vous d’abord vers eux.

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Alors, on améliore l’épanouissement professionnel dans votre entreprise ?

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