Comment détecter les raisons d’un absentéisme en entreprise fréquent ?

Seul Loïc, votre collègue hypocondriaque, s’absente du travail plusieurs fois par trimestre ? Jusque là, pas d’inquiétude à avoir. En revanche, quand Loïc est imité par Sandrine, Gérard et Mélanie… Il faut commencer à se poser des questions ! S’il est facile de comprendre pourquoi un coutumier des congés s’absente (il suffit de le lui demander), la réponse est moins limpide lorsque l’absentéisme en entreprise se généralise à un ensemble de collègues.

À quel moment l’absence entre-t-elle dans les habitudes des employés ? Une multitude de facteurs sont susceptibles de causer mal-être et problèmes de santé. Comment savoir lesquels sont les responsables des chaises de bureau vides le lundi matin ?

1. Les causes de l’absentéisme en entreprise

Dans 70% des cas, les arrêts maladie de courte durée sont le fait de maladies saisonnières bénignes ou de contraintes personnelles liées à la vie familiale. Toutefois, ces raisons ne justifient que des absences ponctuelles et à l’échelle de l’individu

Lorsque la fréquence des absences se généralise au sein de l’entreprise ou d’une équipe, il faut agir ! 

Les causes potentielles d’absentéisme au travail sont nombreuses, mais connaître la nature des absences vous aidera à explorer les pistes les plus probables.

  1. Lorsque les problèmes de santé et les maux physiques se généralisent au sein de vos équipes : enquêtez du côté des risques psychosociaux (RPS). 
  1. Si ce sont des maux psychiques et psychologiques qui s’abattent sur vos employés : ils souffrent peut-être de mal-être au travail, il faudra donc en identifier les causes profondes.

À savoir : le mal-être au travail est la raison de ⅔ des absences de longue durée. (1)

  1. Enfin, si les absences sont pour la plupart non justifiées… Vos employés souffrent probablement de démotivation et de désengagement au travail. Pour y remédier, il faudra comprendre l’insatisfaction qui se généralise.

À savoir : un salarié insatisfait sur deux éprouve le besoin de s’absenter sans être malade. (2)

Dans le premier cas, celui des maux physiques fréquents, il n’est pas difficile de remonter à la source du problème. On règlera par exemple des maux de dos par une meilleure ergonomie de l’espace de travail.

Toutefois, quand il s’agit de problèmes d’ordre psychologique, de désengagement au travail ou de mal-être au travail, en retrouver les raisons s’avère plus délicat :

  • Un manque de sens dans le travail ?
  • Un management déconnecté de la réalité ?
  • L’esprit d’équipe qui se délite ?

Etc.

Des informations plus granulaires sont nécessaires pour identifier avec précision les raisons des absences et y remédier.

Les causes de l’absentéisme en entreprise

2. Identifier des sources d’insatisfaction et de mal-être au travail

Quand le taux d’absentéisme au travail est dans le rouge… Ce n’est pas tout rose du côté des autres indicateurs non plus !

Pour détecter les raisons d’un absentéisme chronique, nous vous proposons d’identifier ces indicateurs insatisfaisants puis d’investiguer leur potentiel lien de cause à effet avec les absences.

Pour commencer, qui doit mener cette démarche au sein d’une entreprise ? Démarche qui requiert temps et organisation car, disons-le franchement, l’absentéisme ne se défait pas en une journée.

  • La problématique de l’absentéisme au travail est souvent du ressort des responsables des ressources humaines
  • Toutefois, les employés et leurs managers sont tout autant légitimes pour cette tâche, grâce à leur présence sur le terrain et leur proximité avec les absentéistes

Une fois votre équipe de chasseurs d’absentéisme formée, utilisez ces leviers pour identifier les risques psychosociaux (RPS) et autres indices d’insatisfaction auxquels sont exposés vos employés :

  1. L’observation des conditions de travail, sur le terrain.
  1. Le sondage des employés. Questionnez régulièrement les collaborateurs (les absents, mais pas que !) afin de suivre l’évolution des indicateurs du bien-être.
  1. Encourager le feedback spontané. Si vos collaborateurs se sentent suffisamment en sécurité pour remonter des remarques librement et s’ils se savent écoutés, tout le monde y gagne !

Enfin, que faut-il observer et demander aux collaborateurs pour obtenir des informations exploitables ?

Parmi les indices fréquents de mal-être au travail, nous retrouvons le plus souvent le stress et le manque de sens.

  • Un salarié sur deux souffre du stress dans sa vie professionnelle (4)
  • Environ 40% des employés affirment qu’ils ne trouvent pas de sens dans leur travail (2)

Cependant, ne vous limitez pas à ces sujets ! En fonction de votre entreprise, de vos challenges, de votre culture, etc., explorez les composantes du bien-être au travail qui sont les plus susceptibles de vous faire défaut :

  • Que pensent vos équipes du management ?
  • Les relations interpersonnelles sont-elles bienveillantes et de qualité ?
  • Les collaborateurs sont-ils trop / pas assez responsabilisés ? Que pensent-ils de la nature de leur travail ?
  • Le contexte économique et les résultats de l’entreprise ont-ils un impact sur la qualité de vie au travail ?
  • Que pensent les collaborateurs de leur espace de travail ?
  • Quid de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle ? Cet équilibre survit-il au télétravail ?
Cependant, ne vous limitez pas à ces sujets ! En fonction de votre entreprise, de vos challenges, de votre culture, etc., explorez les composantes du bien-être au travail qui sont les plus susceptibles de vous faire défaut

3. Investiguer le lien de cause à effet avec l’absentéisme en entreprise

Vous avez relevé non pas un indicateur dans le rouge… mais dix indicateurs dans le orange ? 

Le plus souvent, à l’issue de vos sondages, vous vous retrouvez face à un ensemble de facteurs susceptibles d’être la raison de l’absentéisme. Eh oui, c’est dommage : si un seul point négatif s’était démarqué du reste, y trouver une solution aurait été un jeu d’enfant.

Toutefois, chaque source de mal-être au travail ne devient pas nécessairement – ni immédiatement – une cause d’absentéisme. 

Alors, quelle est la prochaine étape ? Avez-vous le temps d’imaginer une solution pour chacun de ces problèmes ?

Voici quelques pistes pour prioriser vos chantiers et organiser vos efforts :

  1. Investiguer, un à un, le lien de cause à effet entre l’indicateur problématique et l’absentéisme en entreprise afin de prioriser les solutions à tester.
  1. Trouver les points communs entre les absents pour réduire le champ de recherche. Âge, sexe, nature de la mission, département ou équipe… Des profils similaires d’absentéistes sont souvent révélateurs. Quelques exemples : 
  • Si vous notez une concentration d’absents dans un département spécifique de l’entreprise, la raison est à chercher sur le terrain. Peut-être du côté des responsabilités qui y sont confiées aux équipes, ou du côté du management ?
  • Les absentéistes sont tous de jeunes employés ? Regardez du côté de la culture d’entreprise et du sens du travail, car les millenials sont deux fois moins absents que la moyenne… du moment qu’ils se sentent épanouis dans leur travail. (3)
  1. Organiser un groupe de travail ou des sondages plus précis sur les sujets QVT les plus sensibles, avec pour objectif :
  • Obtenir des retours qualitatifs sur les causes profondes d’insatisfaction.
  • Faire des hypothèses sur les causes des absences et prioriser les actions à mener en conséquence.

Enfin, quoi que donne votre enquête, relativisez : vous n’aurez jamais une chute drastique du nombre d’absences d’emblée. Les résultats des actions visant à améliorer la qualité de vie au travail sont visibles sur le moyen / long terme.

Alors armez-vous de patience et suivez l’évolution des indicateurs du bien-être au travail suite à vos actions d’amélioration. Observez comment se porte votre taux d’absentéisme au travail. S’il diminue à mesure que s’améliorent les KPIs du bien-être, c’est gagné !

4. Prévenir plutôt que guérir

Il est toujours plus simple de désamorcer les sources de mal-être au travail avant qu’elles ne deviennent une bonne excuse pour s’absenter du bureau.

Si votre organisation ne souffre pas d’un problème d’absentéisme fréquent aujourd’hui, c’est l’occasion de mettre en place un plan de prévention.

  • Créez votre tableau de bord avec les KPIs du bien-être au travail
  • Réalisez des sondages réguliers pour suivre l’évolution de ces mêmes KPIs 
  • Détectez tout signal annonciateur d’absentéisme en entreprise et agissez au plus vite

Ainsi, seule la chaise de Loïc restera vide de temps à autres.

Références :

(1) Etude de l’Institut Sapiens

(2) Baromètre Actineo / Sociovision, 2019

(3) Gallup, 2016

(4) Le coût de l’absentéisme, Bloom at Work, 2019