Vous avez un dossier urgent à rendre aujourd’hui, mais rien y fait : impossible de ne pas tendre l’oreille pour écouter Arnaud raconter son week-end à Laurine, deux bureaux plus loin. Ce sont les joies de l’open space.
D’un côté, nous aimons cette proximité et cette ambiance de groupe. Mais d’un autre, nous devons admettre que notre temps de travail productif est largement inférieur au temps passé devant notre écran.
À chaque fois que votre concentration est interrompue, quelques minutes sont nécessaires pour vous remettre pleinement à l’oeuvre. Mis bout à bout, la réunion avec les Finances, les questions du stagiaire et l’avis d’Arnaud à propos du dernier Star Wars vous font accumuler plusieurs heures d’inattention.
S’il est humain et naturel d’interagir avec son équipe, nous avons parfois besoin de nous isoler pour nous concentrer sur une tâche difficile ou pour venir à bout d’une immense to-do list.
Comment tout mettre en sourdine quand on partage des bureaux ? Pas si facile !
Pour ceux qui veulent le beurre et l’argent du beurre, sachez qu’il est possible :
- De profiter d’un espace qui facilite la collaboration, l’esprit de corps et le travail en équipe
- Tout en travaillant sereinement et de façon productive
Voici notre guide de survie en open space. Nous vous y livrons 10 astuces pour travailler au calme au milieu de la foule (+1 bonus en fin d’article).
1. La classique : le casque réducteur de bruit
Il a envahi les open spaces. Le casque à réduction de bruit atténue les sons autour de soi. Bien pratique pour ne plus se surprendre à écouter les conversations qui ne nous concernent pas !
C’est l’alternative intelligente aux écouteurs : plus besoin de mettre le volume à fond pour couvrir le bruit de la machine à café ou ce collègue qui lit ses emails à voix haute (votre audition vous en remerciera).
Et si vous en faisiez une initiative RH ? De plus en plus de modèles s’avèrent à la fois efficaces et économiques. En mettant ce type d’équipement à disposition de tout le monde, vous faites un investissement malin pour booster la productivité des équipes.
Vous pourriez également opter pour les bonnes vieilles boules Quies, mais le travail est tout de même plus sympa en musique. En plus, il parait que ça favorise la concentration et la créativité. (1)
2. La radicale : la salle de réunion ou la cabine téléphonique
Si fournir des casques ne suffit pas, optez pour une solution plus radicale : aménager des espaces pour s’isoler physiquement de l’open space.
Communs dans les grands groupes comme L’Oréal ou EY, les cabines fermées et insonorisées sont conçues pour passer des appels sans gêner les collègues ou pour réaliser des réunions impromptues.
Et si vous l’utilisiez également lorsque vous avez besoin d’un moment de calme et de grande productivité ?
L’avantage : Son efficacité. C’est une technique redoutable pour s’isoler du brouhaha.
L’inconvénient : Sa éphémérité. C’est une technique à utiliser avec parcimonie, car la cabine insonorisée n’est pas un bureau individuel. Elle est d’abord réservée aux collaborateurs ayant besoin de téléphoner ou de discuter.
Se mettre physiquement à l’écart de l’open space peut s’avérer salvateur au moment de réaliser un travail particulièrement difficile ou urgent. De même qu’une bonne journée de télétravail aide à donner un coup de fouet à sa productivité.
Cependant, les espaces insonorisés ne contribuent pas à améliorer durablement la concentration au sein de l’open space et ne profitent qu’à un nombre restreint de collaborateurs.
3. La maligne : aménager un espace de discussion en dehors de l’open space
Vous ne pouvez contraindre vos collègues à respecter le silence au sein de l’open space… à moins de consacrer un autre espace de travail aux discussions et au travail en équipe.
Nous ne parlons pas d’un espace “machine à café” ou d’une salle de pause, mais d’un véritable espace de travail, aménagé de la même façon que l’open space et permettant à de petits groupes de collaborer et de travailler bruyamment.
Il n’en sera que plus simple de faire régner le silence dans l’open space, qui devient de ce fait l’espace dédié à la concentration.
4. L’évidente : demander à ne pas être dérangé(e)
Pour ne pas être dérangé par vos collègues, le plus simple reste encore de leur demander.
Encore faut-il oser exprimer votre besoin de tranquillité.
Si un “Chut, je travaille” risque de mal passer, des formulations plus diplomates feront leur effet. Tentez donc un : “Je me lance dans le dossier [insérer ici le nom d’un client important], je serai disponible dans une heure si vous avez besoin de moi”.
À combiner avec le casque anti-bruit ou avec l’astuce suivante pour plus de résultats.
5. La visuelle : arborer un signe “Ne pas déranger”
Vous ne souhaitez pas demander verbalement le calme à longueur de journée ? Parfois, il serait bien utile d’avoir une pancarte “Ne pas déranger” à afficher sur son bureau…
…Mais après tout, pourquoi pas ?
Mettre son casque sur les oreilles, chausser ses lunettes de vue, afficher son visage le plus concentré… Certains gestes ne trompent pas : ils signifient implicitement que nous souhaitons nous concentrer et rester dans notre bulle.
Habituez vos collègues à ces signes visuels. Et si cela est trop subtil, pourquoi pas généraliser l’adoption de cette pratique en la formalisant et en mettant en place des signes évidents ? Une pancarte “Ne pas déranger” qui se fixe à l’arrière de l’ordinateur, une barricade de plantes autour du poste de travail, un isoloir portable pour transformer son poste en bureau individuel… Un peu d’originalité !
6. La spéciale lève-tôt / couche-tard : ne pas fréquenter l’open space aux heures de pointe
Profitez du calme avant (ou après) la tempête.
Lorsque vous prévoyez de travailler sur une tâche requérant un maximum de concentration, gagnez l’open space avant tout le monde ou quittez-le plus tard le soir. Attention toutefois à préserver votre vie privée, n’abusez pas des nocturnes !
Cette technique demandera un minimum d’organisation et de planification. Et une pointe de discipline, pour avancer votre réveil d’une heure ou deux.
7. L’innovante : implémenter des technologies qui étouffent les sons
Le bruit ou la mauvaise acoustique d’une salle de travail est le premier facteur de déconcentration cité par les employés. En moyenne, nous perdons 30 minutes par jour à cause du bruit ambiant. (2)
Heureusement, des innovations de pointe viennent au secours des travailleurs confinés en open space ! Des technologies étouffent les sons et recréent l’effet d’un isoloir insonorisé… sans même quitter l’open space !
Par exemple :
- L’outil développé par Silent Space se pose entre les participants d’une conversation. Eux s’entendent, mais les personnes qui travaillent autour sont épargnées.
- La société Orosound a opté pour des écouteurs spéciaux grâce auxquels vous n’entendez que votre collègue d’en face, vous isolant des autres bruits autour de vous.
De bonnes alternatives pour rentrer “dans sa bulle” sans pour autant se couper de son équipe !
8. Pour les fans de productivité : s’entraîner à atteindre un état de “Deep work” (et initier ses collègues)
Le “deep work” a été conceptualisé par Cal Newport dans son best-seller éponyme.
Il s’agit d’activer le mode “productivité” de notre cerveau et d’entrer dans un état de concentration maximum. La parfaite mise en condition pour aborder des tâches à forte valeur ajoutée !
Réussir à s’isoler mentalement du reste de l’open space requiert de l’entraînement. Cal Newport vous assure qu’avec de la pratique, il est possible d’atteindre l’état de “deep work” quasi instantanément.
Voici ses principales recommandations pour faire régner le calme dans votre esprit, même au milieu de la tumulte de l’open space :
- Vous fixer des plages de travail strictes. Essayez par exemple de terminer votre reporting en 45 minutes.
- Supprimer les tâches de fond, celles qui maintiennent occupé sans pour autant créer de valeur.
- S’isoler des réseaux sociaux, y compris des chats internes de l’entreprise. (Quel copieur, ce Cal, il s’agit de notre astuce n°10 !)
Le conseil bonus : si vous enseignez ces quelques principes à vos collègues, ils oseront moins vous interrompre lorsque vous êtes en pleine session de deep work.
9. L’ultra-organisée : mettre en place des cycles de travail au sein de l’open space
Vous et vos collègues êtes déjà de fervents adeptes du deep work ? Vous allez aimer cette astuce réservée aux experts de la productivité ! En effet, certaines équipes poussent le concept de deep work encore plus loin en en faisant une pratique collective.
Avec vos co-workers, organisez la journée de travail en alternant des heures silencieuses et des heures collaboratives :
- Les heures silencieuses sont dédiées au travail individuel. Ce n’est pas le moment de bavarder ! L’ambiance est propice à la productivité et au deep work.
- Les heures collaboratives sont des moments dédiés au collectif et au partage. Mettez vos travaux en commun avec vos collègues ! Les conversations sont autorisées et le travail d’équipe encouragé.
Cette organisation du travail est inspirée de la méthode Ultraworking, un open space virtuel dans lequel des férus de productivité partagent des cycles de travail en visio-conférence, entrecoupés de pauses sociales.
Nous vous accordons que ce n’est pas l’astuce la plus simple à mettre en place en open space. Elle requiert plusieurs conditions :
- Tous les co-workers doivent se prendre au jeu.
- La durée des cycles doit correspondre au rythme de travail de chacun.
Toutefois, lorsque la mise en place de cette organisation du travail est fructueuse, les retombées positives sont multiples !
- La productivité est favorisée par le sentiment d’urgence que créent les cycles. “Zut, l’heure silencieuse prend fin dans 20 minutes, je dois absolument terminer ces slides pour en discuter avec ma collègue durant le cycle collaboratif !”
- L’organisation en cycle est l’amie des introvertis, qui profiteront pleinement des temps de réflexion individuels avant de mettre leur travail en commun avec leurs collègues. Ainsi, chacun exprime son plein potentiel lors des moments de team work ! (3)
Ne cherchez pas à standardiser d’emblée cette technique. Au début, tentez l’expérience avec une demi-journée ou une journée de cycles par semaine. Annoncez la fin de chaque cycle avec un son ou une notification amusante, rendez l’expérience ludique : vous verrez bien si cela prend !
10. L’old school : s’isoler de l’open space virtuel
Aujourd’hui, Arnaud ne raconte pas son dimanche à Laurine. En revanche, il partage ses dernières séries préférées sur le Slack de l’équipe. Une notification détourne votre regard de votre tableur, puis une autre…
Les réseaux sociaux d’entreprise sont parfois tout aussi bruyants que les bureaux. Dans cet open space virtuel, nous sommes constamment interrompus par des emails, la messagerie interne ou des notifications en tout genre.
Pour travailler dans le calme, rien de plus simple. Il suffit de couper toutes les alertes et de planifier des moments spécifiques dans la journée pour consulter les réseaux. Pour aller plus loin, renseignez-vous à propos des outils de communication désynchronisés pour ne recevoir les sollicitations virtuelles qu’à intervalles fixes.
11. Le bonus : organiser un atelier avec l’équipe pour faire émerger des idées créatives !
Si le sujet de la productivité en open space revient souvent sur la table (ou le bureau), pourquoi pas organiser un atelier sur ce thème ?
- Réunissez tous les occupants du bureau partagé et relevez les problèmes et les attentes de chacun.
- Ensuite, réfléchissez collectivement à de potentielles solutions. N’hésitez pas à vous inspirer des 10 astuces ci-dessus !
- Enfin, formalisez les aménagements choisis.
L’ensemble des co-workers doit connaître les règles en vigueur pour les accepter. Sans cela, certaines nouvelles pratiques paraîtront malpolies (par exemple, ne pas répondre à son collègue pendant une heure ou écouter de la musique).
Toutes ces astuces pour travailler dans le calme dépendent de la culture d’entreprise. Elles forment un ensemble de règles implicites. En les formalisant, vous simplifiez l’intégration des nouveaux membres et renforcez l’adhésion et le respect de ces pratiques.
Les collaborateurs français préfèrent encore les bureaux fermés aux open spaces – y compris les jeunes ! (4). Mais avec un peu d’organisation et quelques bonnes pratiques, vous bénéficierez du meilleur des deux mondes : le calme et la concentration du bureau fermé et le climat propice à la collaboration de l’open space.
Références
(3) https://www.ted.com/talks/susan_cain_the_power_of_introverts
Découvrez également sur notre site comment améliorer la qualité de vie au travail des collaborateurs ?
